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VENDOR CODE OF CONDUCT – English and Spanish Below

INTRODUCTION

We work for homeowners!  We are committed to our mission statement, “Transparency builds Trust.” How we carry out that mission on a daily basis is reflected in our Company’s core values: Unshakable Integrity, Genuine Care, Continuous Excellence, and Full Communication. All associates, regardless of position in the Company, have an obligation to follow the Company’s Code of Business Conduct and Ethics and act with integrity and in compliance with the laws and regulations that govern our business activities. Everyone who works at or with our Company should feel confident about our high ethical standards, honesty, and integrity. This Vendor Code of Conduct (the “Code”) is an extension of our values to Company vendors and serves to highlight our commitment to ethical business practices and regulatory compliance.

BUSINESS PRACTICES

Being on time matters. Honoring committments for start dates and arrival times matters to the company and our clients. All pricing is considered in relation to timelines and adherance.

Partners and Vendors of the Company and their representatives shall conduct their business interactions and activities with integrity and in accordance with their obligations under their specific agreements with the Company. In addition to those obligations, all our vendors shall adhere to the business practices set forth in this code.  Our homeowners, property managers, neighbors and security cameras are always paying attention to what we do, and what we do not do.  We will go the extra mile to ensure this Code is met and exceeded daily.

ONSITE BEHAVIORS

Partners and Vendors of the Company and their representatives shall take actions only as provided under thier agreements and any statement of work. In addition, presenting a positive image is very important to all of us collectively. Other items we want to ensure are part of our Code of Conduct and acknowledged by the partner include:

-Be on time for appointments and jobs as scheduled. Have all tools ready to execute items in work orders on first trip
-Most all job sites are being electronically monitored by the company, the home owner or both. Security and smart house methods can sense motion, door openings, temperatures, sounds, discussions and more. Please be respectful in every manner
-Wear ONLY clean / generic work uniforms and shirts while on our jobsites. (worklike attire. jeans or khaki pants, no shorts. professional work shoes, etc.) No advertising other businesses (or even your business) while executing our work. Collar shirt preferred, no tank tops or sleveless, no non-business logo shirts
-No sharing pricing, estimates, contractual terms, or personal contact information with property owners as they may inquire. Please direct them to our representatives as to not circumvent our relationships
-Please park where it will not block the owners access, or neighboring property access ONLY. Be considerate of this fact
-Do not assume you can use, borrow, or relocate any owner property. This includes personals, ladders, trash cans, brooms and other items commonly found in the home, and owned by others
-Only use restrooms as approved by the company’s project manager. Keep all facilities cleaner than you found them please

PROTECTION OF ASSETS – SECURITY MATTERS

Vendors and Partners will protect homes and jobsites.  Security is a core part of our assigned role. Period.

Vendors shall protect and responsibly use both the physical and intellectual assets of the Company (AND HOMEOWNERS OR INVESTORS), including its property, supplies and equipment, when authorized by the Company to use such assets. Vendors shall use information technology and systems provided by the Company (including email and any social media platforms) only for authorized Company business-related purposes. The Company strictly prohibits vendors and their representatives from using Company-provided technology and systems to create, access, store, print, solicit, or send any material that is intimidating, harassing, threatening, abusive, sexually explicit or otherwise offensive or inappropriate and/or send any false, derogatory or malicious communications using Company-provided information, assets and systems. Vendors shall comply with the intellectual property ownership rights, including but not limited to copyrights, patents, trademarks and trade secrets.

JOB SITE CLEANLINESS

Vendors and partners must keep all job sites clean and free of hazards. Vendors must leave the job sites in same or better condition before the completion of assigned work. A job site fine of $150 per day shall apply for infractions. Daily trash hauls encouraged in most instances.

Partners understand that job sites are under electronic monitoring and use all caution in delivery of services.  Every movement requires extra attentiveness to represent the Company properly.  Partners will not use homeowner items in delivery of their services, this includes ladders, brooms, trash bags, tools and more.  We are expected to provide our own tools and materials and nothing is being loaned to us by being present.

DRUGS & ALCOHOL POLICY

We run a strict drug free environment.  We will not tolerate any of our, or your representatives being under the influence of drugs or alcohol while on a jobsite of the Company.  This includes the scent of drugs from previous use which implies direct influence – and has the potential to end any job contract.

OCCUPATIONAL INJURY PREVENTION

Vendors must eliminate physical hazards when possible. Vendors must provide workers with a safe and healthy work environment. They should take proactive measures that support accident prevention and minimize health risk exposure. Workers shall not be disciplined for raising safety concerns and shall have the right to refuse unsafe working conditions without fear of reprisal until management adequately addresses their concerns.

PHOTOS, DOCUMENTATION AND RECORDS

As a financially responsible organization, we are committed to ensuring that all internal and external financial records are maintained by using effective internal controls, including procedures to protect the Company’s assets. It is our expectation that our vendor partners will exercise a similar commitment to financial responsibility, including but not limited to: Honestly and accurately recording and reporting all business information, all jobsite information, all progress photos, all invoices, and complying with all applicable laws regarding their permitting, completion and accuracy; and, creating and retaining business records.

REQUIRED End of day progress photos, securing of property and other permit the Company to update the file on your work progress.

APPEARANCE OF IMPROPRIETY

Vendors shall avoid the appearance of or actual conflicts of interests. When a vendor or vendor representative has a relationship with a Company employee, or a Company employee’s spouse, domestic partner, or other family member or relative, the vendor must disclose the relationship and obtain Company approval prior to contract negotiations. If the vendor becomes aware of a conflict after the commencement of services, the vendor must immediately inform a disinterested member of Company management. In addition, vendors and their representatives shall not deal directly or indirectly with any employee or representative who holds, or whose spouse, domestic partner or other family member or relative holds a significant financial interest in the vendor.

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SPANISH VERSION FOR PARTNERS. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL PROVEEDOR

INTRODUCCIÓN

¡Trabajamos para propietarios de viviendas! Estamos comprometidos con nuestra declaración de misión, “La transparencia construye confianza”. Cómo llevamos a cabo esa misión diariamente se refleja en los valores fundamentales de nuestra empresa: Integridad inquebrantable, Cuidado genuino, Excelencia continua y Comunicación plena. Todos los colaboradores, sin importar su posición en la empresa, tienen la obligación de seguir el Código de Conducta Empresarial y Ética de la Empresa y actuar con integridad y en cumplimiento de las leyes y regulaciones que rigen nuestras actividades comerciales. Todos los que trabajan en o con nuestra empresa deberían sentirse seguros acerca de nuestros altos estándares éticos, honestidad e integridad. Este Código de Conducta del Proveedor (el “Código”) es una extensión de nuestros valores para los proveedores de la empresa y sirve para resaltar nuestro compromiso con prácticas comerciales éticas y el cumplimiento normativo.

PRÁCTICAS COMERCIALES

Los socios y proveedores de la empresa, así como sus representantes, deberán llevar a cabo sus interacciones y actividades comerciales con integridad y de acuerdo con sus obligaciones bajo sus acuerdos específicos con la empresa. Además de esas obligaciones, todos nuestros proveedores deberán adherirse a las prácticas comerciales establecidas en este código. Nuestros propietarios, administradores de propiedades, vecinos y cámaras de seguridad siempre están pendientes de lo que hacemos y lo que no hacemos. Nos esforzaremos al máximo para asegurar que este Código se cumpla y supere a diario.

PROTECCIÓN DE ACTIVOS: ASUNTOS DE SEGURIDAD

Los proveedores y socios protegerán hogares y lugares de trabajo. La seguridad es una parte fundamental de nuestro papel asignado. Punto.

Los proveedores deberán proteger y utilizar de manera responsable los activos físicos e intelectuales de la empresa (Y LOS PROPIETARIOS O INVERSORES), incluyendo sus propiedades, suministros y equipos, cuando la empresa les autorice a utilizar dichos activos. Los proveedores deberán usar la tecnología de la información y sistemas proporcionados por la empresa (incluyendo correo electrónico y cualquier plataforma de redes sociales) únicamente para fines comerciales autorizados por la empresa. La empresa prohíbe estrictamente a los proveedores y sus representantes usar la tecnología y sistemas proporcionados por la empresa para crear, acceder, almacenar, imprimir, solicitar o enviar cualquier material que sea intimidante, acosador, amenazante, abusivo, explícitamente sexual u ofensivo o inapropiado y/o enviar cualquier comunicación falsa, difamatoria o maliciosa utilizando información, activos y sistemas proporcionados por la empresa. Los proveedores deberán cumplir con los derechos de propiedad intelectual, incluyendo pero no limitándose a derechos de autor, patentes, marcas registradas y secretos comerciales.

LIMPIEZA DE SITIOS DE TRABAJO

Los proveedores y socios deben mantener todos los sitios de trabajo limpios y libres de peligros. Los proveedores deben dejar los sitios de trabajo en las mismas o mejores condiciones antes de la finalización del trabajo asignado. Se aplicará una multa de $150 por día por infracciones en el sitio de trabajo.

Los socios entienden que los sitios de trabajo pueden estar bajo monitoreo electrónico y deben tener precaución en la entrega de servicios. Cada movimiento puede estar siendo monitoreado y requiere una atención adicional para representar adecuadamente a la empresa. Los socios no utilizarán artículos de los propietarios en la entrega de sus servicios, esto incluye escaleras, escobas, bolsas de basura, herramientas y más. Se espera que proporcionemos nuestras propias herramientas y materiales y que nada nos sea prestado estando presentes.

POLÍTICA DE DROGAS Y ALCOHOL

Mantenemos un estricto ambiente libre de drogas. No toleraremos que ninguno de nuestros representantes, ni los suyos, estén bajo la influencia de drogas o alcohol mientras estén en un sitio de trabajo de la empresa. Esto incluye el olor a drogas por uso previo que implique una influencia directa, y tiene el potencial de terminar cualquier contrato de trabajo.

PREVENCIÓN DE LESIONES OCUPACIONALES

Los proveedores deben eliminar peligros físicos cuando sea posible. Deben proporcionar a los trabajadores un entorno de trabajo seguro y saludable. Deben tomar medidas proactivas que respalden la prevención de accidentes y minimicen la exposición a riesgos para la salud. Los trabajadores no deben ser disciplinados por plantear preocupaciones de seguridad y tendrán derecho a rechazar condiciones de trabajo inseguras sin temor a represalias hasta que la gerencia aborde adecuadamente sus preocupaciones.

FOTOS, DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

Como una organización financieramente responsable, estamos comprometidos a garantizar que todos los registros financieros internos y externos se mantengan mediante el uso de controles internos efectivos, incluyendo procedimientos para proteger los activos de la empresa. Esperamos que nuestros socios proveedores ejerzan un compromiso similar con la responsabilidad financiera, incluyendo pero no limitándose a: Registrar y reportar honesta y precisamente toda la información comercial, toda la información de los sitios de trabajo, todas las fotos de progreso, todas las facturas y cumplir con todas las leyes aplicables con respecto a sus permisos, finalización y precisión; y crear y conservar registros comerciales.

APARIENCIA DE IMPROPRIEDAD

Los proveedores deben evitar la apariencia de conflictos de intereses reales o potenciales. Cuando un proveedor o representante de proveedor tiene una relación con un empleado de la empresa, o con la pareja, compañero doméstico o cualquier otro familiar o pariente de un empleado de la empresa, el proveedor debe revelar la relación y obtener la aprobación de la empresa antes de las negociaciones contractuales. Si el proveedor se da cuenta de un conflicto después del inicio de los servicios, debe informar inmediatamente a un miembro desinteresado de la gerencia de la empresa. Además, los proveedores y sus representantes no deben tratar directa o indirectamente con ningún empleado o representante que tenga, o cuyo cónyuge, compañero doméstico u otro familiar o pariente tenga un interés financiero significativo en el proveedor.